Is Office 365 geschikt voor ZZP-ers en kleine (MKB) bedrijven?
Je hebt vast al weleens over Microsoft 365, M365 of de oude naam, Office 365 gehoord en vraagt je af of het misschien iets voor jouw bedrijf is?
Microsoft 365 wordt steeds populairder in de wereld van ondernemers. Terecht, want het is een krachtige bundel/marketplace van cloudgebaseerde tools voor bedrijven van alle groottes.
Een aantal M365 Apps
Kleine ondernemers vragen zich misschien af of deze oplossing past bij hun behoeften en of het niet te duur en ingewikkeld is.. In deze blogpost neem ik je mee waarom Microsoft 365 juist een goede keuze is voor ZZP-ers en kleine bedrijven.
Kostenbesparend
ZZP-ers en kleine bedrijven beginnen vaak alleen en moeten alle ballen hooghouden met beperkt budget, kennis van `IT en willen liever doen waar ze goed in zijn. Toch moet je als ondernemer samen kunnen werken met partners, klanten etc. Je wilt ook representatief zijn en/of moet aan bepaalde IT beveiliging eisen voldoen. Microsoft 365 is een betaalbare oplossing die enterprise-level functies biedt tegen een fractie van de kosten. Je krijgt een eigen omgeving binnen het M365 platform. Zelf hoef je bijvoorbeeld geen server of andere dure IT middelen te kopen en te onderhouden. Microsoft regelt dit deel voor je. We noemen dit ook wel 'cloud'.
"There is no cloud, it's someone else's computer"
Met Microsoft 365 betaal je een voorspelbaar maandelijks of jaarlijks bedrag, wat het gemakkelijker maakt om je technologiekosten te budgetteren en te voorspellen.
Voorbeeld: maand en jaar model M365 Business Standard
Je hoeft geen rekening te houden met bijvoorbeeld een kapotte server. Aanschaf van andere hardware, of softwarelicenties, die snel kunnen oplopen zijn dus verleden tijd. Alles zit in één pakket tegen een vast bedrag. Abonnementen zijn per gebruiker en maandelijks opzegbaar/aanpasbaar. Maandelijkse abonnenmenten zijn wel een stuk duurder, ik kan je aanraden om vaste medewerker posities van licenties met langere loopduur te voorzien.
Schaalbaarheid
Waarschijnlijk ben je als je dit leest net begonnen als ondernemer of heb je al groeistappen gemaakt. Kleine bedrijven beginnen vaak alleen of met enkele werknemers, maar naarmate je groeit wil je een oplossing die met je bedrijf kan meegroeien. Microsoft 365 is ontworpen om mee te groeien met elk bedrijf. Je kunt gemakkelijk gebruikers toevoegen of verwijderen als het nodig is, per dag, maand of jaar, Per medewerker of afdeling het niveau van toegang dat elke gebruiker nodig heeft tot verschillende toepassingen en services kiezen. Ik heb klanten die bijvoorbeeld de behoefte hebben om voor de ene groep met stagairs of leveranciers een ander toegangs niveau in te stellen of een goedkopere licentie te koppelen. Met Microsoft 365 kan je bijvoorbeeld gemakkelijk extra tijdelijke krachten voor op piek momenten binnen je bedrijf on en offboarden. Dat is heel goed in M365 te regelen.
Samenwerking
Samenwerking is essentieel voor elk bedrijf, maar het is vooral belangrijk voor kleine bedrijven die afhankelijk zijn van teamwork om succesvol te zijn. Denk aan samen tegelijkertijd werken aan bestanden en/of deze delen met partners, leveranciers, collega's, etc. Microsoft 365 bevat tools zoals Microsoft Teams en SharePoint, waarmee medewerkers gemakkelijk kunnen communiceren, samenwerken en bestanden in realtime kunnen delen. Dit kan de productiviteit verhogen, workflows stroomlijnen en communicatie binnen de organisatie verbeteren. Wist je dat je ook webinars in Teams kunt geven?
Veiligheid
Kleine bedrijven zijn net zo kwetsbaar voor cyberdreigingen als grotere organisaties. Ze hebben echter vaak niet de middelen om robuuste beveiligingsmaatregelen te implementeren. Microsoft 365 bevat ingebouwde beveiligingsfuncties, zoals multi-factor authenticatie, gegevensversleuteling, anti-spam/phishing en mobiel apparaatbeheer, die je bedrijf kunnen beschermen tegen cyberdreigingen. Met "Secure Score" wordt een totaalplaatje gemaakt over hoe je er qua beveiliging voor staat en hoe je kunt verbeteren
Test voorbeeld Microsoft 365 Defender Secure Score
Wist je dat met M365 ook gemakkelijk het delen van documenten kunt inperken en versleutelen, zodat jouw informatie alleen voor degenen die daar iets mee moeten toegankelijk is? Met Azure Information Protection en optioneel i.c.m. OneDrive kan je dit gemakkelijk bereiken. Je informatie het zwarte gat insgooien dat Wetransfer heet, heb je hierdoor niet meer nodig
Flexibiliteit
Kleine bedrijven hebben een oplossing nodig die zich kan aanpassen aan hun unieke behoeften. Microsoft 365 is een flexibel platform dat kan worden aangepast aan de specifieke behoeften van jouw bedrijf. je kunt kiezen welke toepassingen en services je wilt gebruiken en kunt ze configureren om naadloos samen te werken. Via (betaalde) ad-ons kan je nog meer functionaliteit toevoegen.
Conclusie
Microsoft 365 is een uitstekende keuze voor kleine (ZZP/MKB) bedrijven die de productiviteit, samenwerking en beveiliging willen verbeteren, terwijl ze de kosten laag houden. Met de schaalbare, kosteneffectieve en flexibele functies is het geen wonder dat veel kleine bedrijven Microsoft 365 als hun go-to-oplossing kiezen voor het beheren van hun technologische behoeften. Wel moet je weten hoe je je eigen Microsoft 365 omgeving op moet zetten en hoe je deze goed beveiligd tegen cybercrime. Hier zijn goede hulpbronnen voor beschikbaar vanuit Microsoft en IT partners over de hele wereld.
Ben je nieuwschierig geworden hoe Microsoft 365 binnen jouw bedrijf past? Kijk dan eens op deze pagina, of neem contact op voor persoonlijk advies op maat voor jouw onderneming.
